Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajůVEŘEJNÝ / PODLE ÚČELUZásady zpracování osobních údajů Oliva Ceramica Verze: 1.0 Účinnost: ode dne zveřejnění

1. Správce a kontakt Správcem je: Oliva ceramica s.r.o. IČO 08743347, DIČ CZ08743347 Krupská 1753/16, Strašnice, 100 00 Praha 10 e-mail: [email protected] telefon: +420 606 127 239 Žádosti týkající se soukromí posílejte na uvedený e-mail. Společnost nemá ke dni zveřejnění jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.
2. Koho se zásady týkají Zásady se týkají návštěvníků webu, zákazníků, uživatelů účtu, osob podávajících dotaz, odstoupení nebo reklamaci, B2B kontaktních osob, odběratelů newsletteru a uživatelů AI chatu po jeho aktivaci.
3. Jaké údaje zpracováváme Podle situace zpracováváme:

jméno, příjmení, firmu, IČO, DIČ; e-mail, telefon, fakturační a doručovací adresu; položky, ceny, DPH, dopravu, stav platby, fakturu, dobropis a tracking; účet, bezpečně uložené heslo, adresy a historii; dotazy, B2B poptávky, reklamace, odstoupení, přílohy a fotografie; marketingový souhlas, jeho znění, čas, zdroj a odvolání; IP adresu, relaci, bezpečnostní, auditní a chybové logy; cookie a obdobné identifikátory; obsah AI chatu a technická metadata po jeho aktivaci.

Úplné údaje platební karty nezpracováváme. 4. Účely, právní základy a doby

Účel Základ Orientační doba

Košík, objednávka, platba, doprava, komunikace jednání o smlouvě a plnění smlouvy po dobu plnění a zpravidla 5 let pro ochranu práv; účetní doklady 10 let

Fakturace, účetnictví, daně právní povinnost zákonná doba, zpravidla 10 let

Zákaznický účet plnění smlouvy o účtu po dobu účtu; poté zůstávají jen údaje potřebné z jiného důvodu

B2B poptávka jednání o smlouvě; oprávněný zájem na evidenci zpravidla 3 roky od poslední komunikace, není-li smlouva

Kontaktní dotaz jednání na žádost; oprávněný zájem zpravidla 1 rok po uzavření dotazu

Odstoupení a reklamace smlouva, právní povinnost, ochrana práv zpravidla 5 let; účetní dokumenty podle zákona

Bezpečnost, podvod, audit oprávněný zájem; právní povinnost běžné logy nejvýše 6 měsíců, důkazy nároku až 5 let

Newsletter souhlas do odvolání; důkaz souhlasu/odvolání zpravidla 4 roky poté

Jednorázové připomenutí košíku souhlas nejvýše 30 dnů nebo do odeslání/odvolání; důkaz 4 roky

Nezbytné cookies nezbytnost služby a bezpečnost podle cookie tabulky

Analytika a reklama souhlas podle aktivovaného nástroje a cookie tabulky

AI chat plnění služby vyžádané uživatelem; oprávněný zájem na zabezpečení a prevenci zneužití nejvýše 30 dnů, není-li izolovaný záznam nutný pro incident

Doba se může přiměřeně prodloužit při sporu, kontrole, vymáhání, právní povinnosti nebo incidentu. Poté údaje smažeme nebo anonymizujeme. 5. Povinné a dobrovolné údaje Údaje označené v objednávce jako povinné potřebujeme k uzavření a splnění smlouvy, zejména k identifikaci objednávky, kontaktu, platbě, doručení a fakturaci. Bez nich objednávku nelze uzavřít nebo splnit. Povinné firemní údaje jsou nutné pouze při nákupu jako podnikatel. Registrace účtu, telefon tam, kde není nutný pro dopravu, marketingový souhlas, připomenutí košíku, nepovinná poznámka a použití AI chatu jsou dobrovolné. Neudělení nebo odvolání marketingového souhlasu nemá vliv na objednávku ani zákaznický účet. 6. Nákup bez účtu a s účtem Objednávku lze provést bez registrace. Účet umožňuje historii, adresy, doklady a tracking. Zrušení účtu neodstraní údaje, které musíme uchovat kvůli objednávce, účetnictví, reklamaci nebo právním nárokům. Hesla ukládáme jednosměrně chráněná; původní heslo nevidíme. E-mail může být ověřen bezpečnostním odkazem. 7. Platba a doprava Platební bráně předáváme údaje nutné k založení, ověření a refundaci platby, zejména identifikátor objednávky, částku, měnu a potřebné kontaktní údaje. Dopravci předáváme jméno, e-mail, telefon, adresu nebo výdejní místo, parametry zásilky a identifikátor objednávky. Dopravce může část údajů zpracovávat také jako samostatný správce. 8. Newsletter Newsletter posíláme jen po samostatném, dobrovolném a doložitelném souhlasu. Souhlas není podmínkou nákupu a lze jej odvolat odkazem v každé zprávě nebo e-mailem. Po odhlášení můžeme v omezeném seznamu uchovat e-mail a záznam námitky, abychom zabránili dalšímu zasílání a doložili splnění povinnosti. Bez nové právní a technické konfigurace nepoužíváme výjimku pro marketing obdobných výrobků stávajícím zákazníkům. 9. Připomenutí košíku Jedno připomenutí nedokončeného košíku odešleme jen na základě samostatného aktivního souhlasu. Technický košík lze krátkodobě uchovat pro fungování webu, ale bez souhlasu se nepoužije k obchodnímu sdělení. 10. Příjemci Údaje v nezbytném rozsahu zpřístupňujeme těmto kategoriím:

GoPay; Packeta/Zásilkovna a výdejní místa; hosting, server, síťová ochrana, DNS/CDN a zálohy; e-mailové a doménové služby; účetní, daňový poradce a fakturační řešení; vývojáři a technická podpora podle oprávnění; analytické a reklamní služby až po souhlasu a aktivaci; AI poskytovatel až po aktivaci; právní, auditorské, pojišťovací nebo poradenské osoby při ochraně práv; orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon.

Aktuální konkrétní příjemce sdělíme na vyžádání, pokud tím neohrozíme bezpečnost nebo práva jiné osoby. 11. Předávání mimo EHP Upřednostňujeme zpracování v EHP. Pokud globální poskytovatel využívá zpracování mimo EHP, předáváme údaje jen s nástrojem dovoleným GDPR, zejména rozhodnutím o odpovídající ochraně, standardními smluvními doložkami a doplňkovými opatřeními. 12. AI chat Bude-li aktivní, bude jasně označen jako AI. Nebude propojen s účtem, objednávkou ani platbou a nebude určen pro reklamace, odstoupení, platební, zdravotní nebo citlivé údaje. Konverzace se uchová nejvýše 30 dnů. Poskytovatel nesmí obsah použít k trénování obecného modelu pro vlastní účely. Před aktivací se zásady aktualizují podle skutečného poskytovatele a datových toků. 13. Cookies Podrobnosti obsahují Zásady používání cookies. Nezbytné technologie slouží košíku, účtu, bezpečnosti, právní volbě, platbě a dopravě. Analytika a marketing se spustí jen po souhlasu. 14. Automatizované rozhodování Neprovádíme automatizované rozhodování s právním nebo obdobně významným účinkem bez člověka. Bezpečnostní pravidlo může zablokovat podezřelý pokus nebo vyžádat ověření; zákazník může požádat o lidské posouzení. AI chat neposuzuje cenu, reklamaci ani práva zákazníka. 15. Zdroje údajů Většinu údajů získáváme přímo od vás. Stav platby od GoPay, zásilky od dopravce a firemní údaje můžeme ověřit ve veřejných rejstřících. Bezpečnostní údaje vznikají používáním webu. 16. Vaše práva Za podmínek GDPR máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost, námitku, odvolání souhlasu a stížnost. Proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete vznést námitku kdykoli; po jejím uplatnění již údaje pro tento účel nezpracováváme. Žádost pošlete na [email protected]. Můžeme přiměřeně ověřit totožnost. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; složitou žádost lze zákonně prodloužit a důvod vysvětlíme. Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz/. 17. Bezpečnost Používáme přiměřená opatření, zejména řízení oprávnění, vícefaktorové ověření administrátorů, šifrovaný přenos, zálohy, audit změn, bezpečné ukládání hesel a minimalizaci logů. 18. Změny Zásady aktualizujeme při změně služby, dodavatele, účelu nebo práva. Podstatná změna zpracování založeného na souhlasu zpětně nerozšíří dříve udělený souhlas.